El control de gestión es una actitud del que tiene que tomar decisiones habitualmente en una organización, de buscar la explicación de las variaciones que experimenta la materia administrable, aspectos que se sintetizan a través de la informacion. La información proviene de hechos económicos que se evidencian a través de comprobantes, siendo estos últimos formularios que contienen datos. Los comprobantes pueden ser externos o internos. Los primeros son los que testimonian formal y jurídicamente la producción de operaciones o transacciones entre el ente y terceros contratantes. Los comprobantes internos, son creados por el propio ente para que los responsables que participan en la administración del mismo evidencien variaciones que se producen en la cantidad y calidad del patrimonio, sin que sean la resultante de transacciones del ente con terceros contratantes: desgaste de bienes, roturas, faltantes, daños por inundaciones, incendios, etc. Lo que se procura es que no quede ningún hecho económico que se produzca en el ente, que no se pueda evidenciar a través de un comprobante.
Las cuentas son esquemas simples utilizados por la disciplina contable para procesar magnitudes económicas homogéneas valorizadas en términos monetarios. La relación de dos o más cuentas da origen a un asiento contable, en el método de registración denominado partida doble. Mediante los asientos contables es posible ir registrando los cambios patrimoniales que se van produciendo en una organización, y explicando las razones por las cuales se produjo una ganancia o una pérdida, o, en otras palabras, un incremento o una disminución, del capital originariamente aportado.
La información contable a través de las cuentas permite conocer la magnitud y la calidad de las variaciones que se van experimentando en el patrimonio de una organización. Sin embargo la explicación de las causas de las variaciones tienen que brindarse en términos exclusivamente de las realidades de los cambios que se hayan producido dentro de la organización, sobre el patrimonio, que se deriva de las decisiones que se han tomado. Por lo tanto a dichas explicaciones se las conoce como brindar explicaciones de gestión, evitando caer en explicaciones propias de la disciplina contable.La información contable es un medio para informar, pero las explicaciones de lo que muestra dicha información contable tienen que darse desde lo gestional, o sea cuáles son las causas por las cuales, luego de las decisiones tomadas, o luego de que haya habido determinados impactos sobre la materia administrable, se observan los cambios experimentados. Nunca deben darse explicaciones contables, sino gestionales. Cuando se analizan dichas explicaciones gestionales, se dice que se está realizando el control de gestión.
Si en este año concluído ha habido un 20% de incremento en las ventas respecto del año anterior, no se puede dar una mera explicación contable diciendo este año las ventas se han incrementado en un 20%. Debería señalarse si el aumento monetario del 20% es la consecuencia de un incremento de precios, si dicho aumento de precios está alineado con la inflación; si hubo un incremento o una disminución en el volumen de lo vendido; si ese porcentaje de aumento del volumen es consecuencia de una mayor demanda del producto, o se originó una mejor participación del ente en el mercado a costa de un competidor, o se produjo una acumulación en un solo mes de lo que en la realidad se estimaba en dos meses; si este incremento observable va a originar un correlativo aumento en las ventas a nivel anual, etc.
Si en este año hay mayores costos financieros que en el precedente, gestionalmente debe señalarse si ello ocurre porque ha habido mayor endeudamiento; si ese mayor endeudamiento obedece a haberse incurrido en mayores inversiones; si ha habido mayor valor de la tasa variable; si ha habido nuevos endeudamientos ya previstos pero a una mayor tasa de financiamiento que lo que originariamente estaba previsto; si está existiendo una toma de endeudamiento financiero para poder cancelar endeudamiento comercial que antes era a un plazo promedio de 90 días y ahora ha pasado a 60 días de financiamiento promedio, etc.
Todos los que proveen información contable dentro de una organización tienen que estar preparados para entender gestionalmente, y no sólo contablemente, tanto el contenido de cada cuenta, como el significado que tienen las variaciones patrimoniales y económicas que se producen cuando se comparan dichas cuentas entre dos momentos diferentes, o cuando se compara la información real frente a la prevista o presupuestada. En este último caso, hay que entender muy bien el contenido de las cifras previstas o presupuestadas, para que la comparación con el real no sólo se haga en términos monetarios, sino que debería discriminarse en la explicación de las variaciones si existe algo de lo previsto que no se ejecutó, si hay algo en el real que no se había previsto, si todo lo que se había previsto se llevó a cabo pero incurriendo en el uso de mayores volúmenes, o se pagó mayor precio, entre otras posibles explicaciones.
El objetivo fundamental para todo analista de información contable es que además de lo contable, las personas que son responsables de informar lleguen a conocer, a través de la misma información, qué es lo que está ocurriendo en cada una de las áreas de la empresa. Entender la ecuación económica del negocio, anticiparse a las preguntas de los niveles superiores razonando lo que pasó, cuanto de lo que pasó puede ser reiterable; cuándo ha sido un evento inusual o no repetible; qué cosas es posible que ocurran, y cuáles serían las consecuencias sobre el patrimonio o sobre la magnitud del resultado, de dichas situaciones eventuales.
En esa actitud de entender la gestión, realizando un control de gestión, también se practica un control interno, y un control contable, por lo cual, pueden aparecer errores de imputación, hechos omitidos por error, o propuestas para cambiar algo del proceso contable o de la normativa vigente en base a la organización y flujo que se había determinado, y a través del análisis más profundo que con el control de gestión pueden surgir.
La actitud de realizar un control de gestión, entendiendo cómo funciona el ente, y profundizando los análisis, permite agregar un valor enorme desde lo administrativo, hacia la organización, mejorando permanentemente la eficiencia. A su vez, para los cuadros de los recursos humanos que vivan de esa manera el ejercicio de su actividad profesional, sin lugar a dudas, les permitirá crecer organizacionalmente, y sentirán en toda su esencia y plenitud la importancia de su tarea.
Miguel Angel Di Ranni
29.07.2012