El Ciclo Operativo de un ente.
En todo ente el ciclo operativo es el lapso que cubre el proceso desde que la caja de dicho ente, comienza a transformarse en estadios intermedios, que fundamentan el cumplimiento del objeto social del mismo, hasta volver a transformarse, luego de ese ciclo, nuevamente en caja, se supone acrecentada (ganancia), por el reconocimiento que hacen los terceros contratantes con el ente, del valor agregado generado por la existencia del ente mencionado, llevando a cabo el objeto social.
Hay una evolución física de lo que podíamos llamar “materia administrable”, a lo largo de dicho ciclo operativo. Y hay una participación del factor de acción humano, conocido, en general, como funciones. Imaginemos una circunferencia con un activo inicial identificado como Caja; luego una función llamada abastecimiento o compra; luego parte de dicha caja inicial, fruto de la función de abastecimiento, se transformó en activos de otra naturaleza (almacén general, materia prima, horas de mano de obra fabril; insumos de fabricación). Mediante otra función llamada producción, el estado anterior de transformación de los activos ha cambiado en productos en proceso y productos terminados. Luego otra función llamada ventas, transforma la materia administrable de la situación anterior en los llamados créditos por ventas, cuya magnitud monetaria respecto de los productos terminados dados a cambio, es mayor, dado el reconocimiento de una ganancia por la disposición que tienen los clientes de pagar un mayor precio, en razón del servicio prestado por el ente a los clientes o usuarios de poder disponer de esos bienes, y satisfacer las necesidades que dichos clientes buscaban cubrir. Otra función, llamada cobranzas, transforma los créditos por ventas, en Caja, también acrecentada por el reconocimiento de intereses por el financiamiento otorgado por el ente.
Funciones: Abastecimientos (compras y almacenes); producción; ventas o comercial; créditos; cobranzas.
Los estadios intermedios, de la mencionada materia administrable son: dinero; almacén general; materias primas; insumos; mano de obra fabril; productos en proceso; productos terminados; créditos; dinero.
Imaginemos dicha circunferencia girando en el mismo sentido de las agujas de un reloj. La utilidad o ganancia por la gestión del ente, implica que consumada la función comercial o ventas, el radio de la circunferencia da un salto y la medida de dicho radio, es superior que antes de la ejecución de la función mencionada de comercial o ventas. Podríamos señalar que una parte considerable de la doctrina estima que el cambio de radio de la circunferencia que grafica el ciclo operativo es abrupto ni bien se consuma el acto de la venta. Y ello produce el reconocimiento de la incorporación de la riqueza ajena, denominada ganancia. Sin embargo hay otra porción importante dentro de la doctrina contable, que opina que el derecho a considerar que hay un mayor valor de los productos terminados, que la suma de los elementos materiales y servicios que se alocaron para su fabricación, se origina mucho antes de la ejercitación de la función de ventas o comercial. Y ese mayor valor, no se produce en el acto instantáneo de la venta , sino a partir del proceso fabril de finalización del producto en proceso en producto terminado. En otras palabras, es como ir incrementando gradualmente la longitud del radio de la circunferencia hasta llegar al monto del precio que está dispuesto a pagar el consumidor o cliente que persigue la compra del producto terminado. En definitiva, dentro de la técnica contable estaría fundamentada la posibilidad de cómputo de una ganancia, en algún valor intermedio, entre el costo total del producto terminado, y el precio que el cliente está dispuesto a pagar por la adquisición del mismo, pero aun sin que medie la venta del producto terminado mencionado, es decir, se reconocería parte de la ganancia por el mero hecho de la tenencia de un bien, como el producto terminado resultante o output, el cual se supone que intrínsecamente dichos productos terminados tienen un valor superior al costo de los elementos que entraron en su fabricación o producción, valor que en su medida no necesita contar con el reconocimiento jurídico de la transacción o enajenación del producto terminado para poder computar, al menos en alguna medida, la incorporación de riqueza ajena, que, en esta parte de la doctrina, es como si toda la comunidad estuviera confirmando que el rol que el ente conforma en el mercado, de acercar los productos terminados para su adquisición por consumidores, “legitima” la posibilidad del cómputo del resultado por tenencia.
La administración como concepto general examina las distintas funciones que se desarrollan dentro de un ente, a los fines de hacerlas lo más eficiente posible. La eficiencia se logra en el punto de mayor reducción posible de la duración de la ejecución de las distintas funciones, pero manteniendo la calidad óptima en el desarrollo de cada una de las funciones que existan.
El óptimo en la duración de la ejecución de las funciones, es el determinante de una reducción importante del volumen de cada una de las distintas formas en que se va modificando la materia administrable. Al reducirse dicho lapso de la función, se necesitan menos activos para poder atender una dinámica permanente o flujo operativo, sin que se vea interrumpido por la falta de los activos en cuestión en existencia dentro del activo total del ente. Esto significa que se logra una definición eficiente del volumen de cada uno de los activos que conforman los recursos patrimoniales del ente.
La duración o extensión del ciclo operativo se reduce, y por tanto más rápidamente de dinero se llega a dinero acrecentado por el valor agregado por el ente. Por tanto pueden existir más ciclos operativos en el ejercicio económico anual, lo cual implica que un mismo volumen de ventas se puede lograr con menos inversión de capital, originado en una mejor velocidad del ciclo operativo, a lo largo de la duración del ejercicio económico del ente, en razón de haberse logrado una reducción eficiente de su duración.
Oportunidades de mejorar la eficiencia del ciclo operativo.
Optimización de la función abastecimiento.
Reducción del plazo entre el momento en que se determina la necesidad de compra de un bien o servicio y el momento en que ingresen y sean disponibles los bienes o servicios adquiridos. Frecuencia en que se requieren los elementos a los proveedores. Duración del proceso de cotización de los proveedores. Duración del proceso de comparativa de precios y demás condiciones. Proceso de asignación de los elementos a los proveedores seleccionados. Alternativas de transferencia de la acumulación de stock necesario a los proveedores: just in time u otras alternativas. Reducción de precios de adquisición. Análisis de la estructura de costos de los proveedores y su correlación con las fórmulas de reajuste de precios. Corrección de los intereses implícitos existentes en el precio definido en el momento de la emisión de la orden de compra y el precio reajustado resultante luego de aplicar la fórmula polinómica de reajuste del precio de la nota de pedido u orden de compra. Coordinación con la función financiera en cuanto al correlato entre el financiamiento a clientes y el plazo de financiamiento otorgado por proveedores comerciales. Actualización de los programas de capacitación permanente del personal de compras y almacenes.
Optimización de la función de producción.
Utilización de métodos probados de carga de la planta. Insumos de fabricación catalogados totalmente a los fines que el aprovisionamiento provenga directamente mediante la emisión de vales de consumo. Actualización de planos de diseño de repuestos de maquinarias de fabricación a los fines de no tener tiempos adicionales no previstos para ordenar su fabricación para la adecuada tenencia de stock de seguridad. Almacenes con recuentos actualizados y con depuración permanente de los stocks inmovilizados. Seguimiento pormenorizado de los productos en proceso. Adecuado control interno y resguardo patrimonial a cargo de los responsables de la producción. Seguimiento de los productos removidos por tareas de mantenimiento para su integración a los responsables de almacenes. Sistemas que permitan un adecuado seguimiento de los repuestos entregados a terceros para su posterior reutilización. Adecuada coordinación con abastecimientos en cuanto a la contratación de mano de obra a contratistas que la suministran. Administración por parte de la producción de los contratos con proveedores vinculados con el proceso fabril a los fines de hacer valer la aplicación de multas por procesos fabriles incorrectos, por demoras incurridas y para calificación de los proveedores para posteriores procesos licitatorios. Actualización de los programas de capacitación permanente del personal de producción propio y de los contratistas de mano de obra.
Optimización de la función ventas o comercial.
Adecuada coordinación con el área de producción a los fines de minimizar el stock de productos terminados, haciendo seguimiento de las órdenes en cartera y el seguimiento para el retiro por parte de los clientes. Mantenimiento de un adecuado nivel de precios en moneda doméstica que implique la permanencia del precio en términos reales. Alimentación de información sobre clientes, a la función de créditos y cobranzas. Colaboración con finanzas en cuanto a la aplicación estricta de la condición de pago por parte de los clientes, y del débito de los intereses correspondientes en caso de incumplimiento de las condiciones de pago. Colaboración con finanzas para los análisis de incobrabilidad, gestión judicial o morosidad. Colaboración con finanzas en cuanto a la forma de protección del recupero de los créditos en operaciones de exportación y de ventas locales. Seguimiento con producción de la evolución de los productos en proceso y su identificación respecto a la cartera de clientes en vigencia. Colaboración con finanzas en cuanto a la aplicación de una adecuada política de exposición a la inflación o a la devaluación. Actualización de los programas de capacitación permanente del personal de ventas o comercial.
Optimización de la función créditos y cobranzas.
Seguimiento adecuado de los vencimientos previstos en cada operación de venta. Información permanente a la función ventas o comercial sobre acontecimientos no previstos en materia de cobranza. Coordinación con el área de ventas o comercial, de la política de exposición a la inflación o devaluación. Formas de transferir las cuentas a cobrar dentro de la política de obtención de liquidez o de exposición a la inflación o devaluación. Coordinación con el área comercial o ventas, respecto del análisis crediticio y la fijación de condiciones para las operaciones de ventas domésticas y de exportación. Formas de asegurar la integridad del proceso de emisión de facturas a los clientes, según el proceso sea de cobranza a los tantos días de emisión de la factura o de tantos días de recepción de facturas. Formas de asegurar la cobranza a través de cuentas bancarias colectoras. Formas de asegurar la optimización legal del impuesto al débito / crédito bancario. Presentación periódica de recomendaciones sobre previsión de contingencias, incobrabilidades, transferencia de los créditos a gestión de cobro o judicial. Definición de modificaciones de las políticas de créditos, en coordinación con el área comercial o ventas. Definición de modificaciones de las tasas de interés por el diferimiento de pago respecto de la condición de contado en efectivo. Actualización de los programas de capacitación permanente del personal de créditos y cobranzas.
Conclusiones.
Se ha pasado una revista muy breve de la importancia de entender e identificar la evolución que experimenta la materia administrable a lo largo del ciclo operativo, y que cada estado intermedio de dicha materia administrable está separado por el factor de acción humano o función. Esto último significa que la administración puede analizar la manera de cumplimentar cada una de las funciones en que se desarrolla el ciclo operativo, a los fines de mejorar la eficiencia del desarrollo de cada función. La descripción en los párrafos sobre la eficiencia de cada función es meramente enunciativa. No se pretendió agotar el tema sino apenas enunciarlo para redondear la idea de la importancia en torno del análisis del ciclo operativo.
Al reducirse la duración de las funciones, necesariamente se produce una reducción de los activos necesarios que permiten esperar que dicha función se consuma. Por tanto la duración total del ciclo operativo, en su conjunto, se reduce. Esto significa que puede haber más ciclos operativos, dentro del ejercicio económico de un ente. Por tanto el mismo volumen de ventas en un ejercicio económico se puede lograr con menores recursos en activos, dado que la introducción de eficiencias en el proceso general permite que haya más ciclos operativos o giros de la circunferencia en el año del ejercicio económico. Ello permite mejorar la rentabilidad sobre el capital invertido.
Este análisis por parte de la función administrativa debe ser permanente. Nunca se termina. Siempre hay algo para mejorar. La mejora es un proceso de señalar el cómo hacer las cosas, y una prédica permanente del porqué. La explicación verbal, oral o escrita, por su naturaleza es imprecisa. Por ello hay que tratar de confirmar permanentemente si el que lanza el mensaje y el interlocutor están entendiendo, ambos, de lo que se está hablando para intentar la mejora permanente. Una vez entendido se necesita la convicción que la nueva percepción se transforme en un hábito.
Miguel A. Di Ranni
07.01.2012