1. ¿Quiénes tienen un papel protagónico en los aspectos de control y resguardo patrimonial?
Todos los sectores de una empresa, que manejan recursos (producción, comercial, finanzas, compras, almacenes, cuentas a pagar, etc.) y los sectores administrativos que deben plantear las normas, manuales y procedimientos, organización de funciones y protección de bienes tienen responsabilidades vinculadas con los mencionados aspectos de control y resguardo patrimonial.
Los sectores que manejan recursos, son aquellos a quienes se le asignan bienes de la empresa para la ejecución de las actividades, por lo cual, dichos sectores deben poner en la guarda y custodia de dichos bienes el mismo esmero y responsabilidad como si se tratara de bienes de su propiedad. Así el personal de producción, compras, almacenes, tesorería, cuentas a pagar, comercial, y otros que tienen como responsabilidad custodiar y/o administrar recursos, tienen una responsabilidad directa en materia de guarda y control físico de dichos bienes.
Dichos sectores que manejan recursos, cuentan con normas, procedimientos, comprobantes, que facilitan la ejecución de las actividades específicas de tal modo, que cumpliendo dichos aspectos normativos e instrumentales, se mejora la probabilidad que no haya errores o diferencias, faltantes, sobrantes, etc. También se minimiza la probabilidad que se cometan dolos, por connivencia entre determinadas personas que adoptan una actitud orquestada para ello, fundamentalmente porque si las actividades se ejecutan dentro de las normas vigentes, y procedimientos, los cuales fueron elaborados cuidadosamente, hay un efecto disuasivo en relación hacia aquellas personas que se proponen algún acto de corrupción.
Los sectores administrativos puros, es decir, los que no tienen mayormente recursos asignados, pero tienen vocación y conocimientos para establecer normas, manuales y procedimientos, y organizar las actividades de tal modo que haya oposición de intereses, y que haya más de una persona necesaria para completar íntegramente una función determinada, también están vinculados con los aspectos de control y resguardo patrimonial, fundamentalmente, proponiendo y actualizando dichas normas y procedimientos, y realizando controles físicos (inventarios, arqueos, análisis de cuentas, descomposición de saldos, circularización de clientes y proveedores, auditorías contables, auditorías operativas, y demás aspectos que complementan la responsabilidad primaria que tienen los sectores que manejan recursos, y respecto de los cuales tienen que efectuar la vigilancia, guarda y custodia de dichos bienes, a los fines de preservar su integridad.
2. ¿Por qué existen normas vigentes, procedimiento, manuales s emitidos y documentos o comprobantes?
Dichas normas, procedimientos, manuales y documentos o comprobantes, existen a los fines de definir la mejor forma de llevar adelante las funciones que tienen las distintas empresas, para lo cual, el diseño contempla todos los requisitos adecuados para asegurar que haya un adecuado control, por ende, un adecuado resguardo patrimonial, es decir, una protección integral del patrimonio de la empresa.
Dichas normas, manuales, procedimientos y documentos o comprobantes, fueron diseñados a los fines de definir una metodología que, de seguirse en los detalles propuestos, existirá una alternativa muy alta de que no se produzcan diferencias entre lo que indica la información, y lo que indica la realidad. La inexistencia de dichas diferencias es lo que permitirá medir la eficacia del control interno.
3. ¿Cuáles son las funciones esenciales en toda empresa?
Las funciones esenciales en toda empresa son: compra, producción, ventas, finanzas, recursos humanos y administración. Cada una de dichas funciones tienen las siguientes características:
*Tienen una habilidad funcional específica que cumplir;
*Tienen bienes o recursos asignados de los cuales son responsables por su guarda, tenencia e integridad de su valor. Responsabilidad por el control interno, y por el resguardo patrimonial.
*Tienen responsabilidad sobre la información que permite dar cuenta sobre la actividad específica de la cual son responsables.
* Cuentan con la colaboración de los sectores administrativos puros, para disponer de información, y de normas, manuales y procedimientos que permitan desarrollar el control interno y el resguardo patrimonial.
*Todas las funciones de la empresa tienen que mantener en un mismo nivel de importancia su actividad específica, la información que proveen de lo que ejecutan, y el control interno y resguardo patrimonial. No hay una más importante que otras.
4. ¿Cómo se logra el objetivo de resultados de toda empresa?
*Ser eficiente en el desarrollo de cada una de las funciones que se desarrollan en la empresa.
* Disponer de información para efectuar un adecuado control de gestión y explicación de las diferencias respecto de lo previsto.
* Ejecutar las operaciones en un marco de control interno adecuado, y resguardo patrimonial, que permita mantener la integridad de los bienes, de tal manera que no haya deterioro de los mismos por otras razones que su uso, que no haya pérdidas de los mismos, que no se produzcan actos delictivos que produzcan disminuciones del patrimonio no detectadas a tiempo.
5. ¿Cuál es el aprendizaje más importante que hay que consolidar en las empresas?
Todas las funciones tienen que ser efectuadas en forma eficiente, debe poder explicarse a través del sistema informativo la forma cómo se han desarrollado las mismas, y los responsables de cada función tienen que sentir que son responsables del control interno y resguardo patrimonial sobre los bienes que le han asignado o que son manejados por la función que representan, para lo cual tienen que aplicar las normas, manuales y procedimientos vigentes provistos por los sectores administrativos. Los sectores administrativos, adicionalmente, realizarán auditorías contables, auditorías operativas, análisis de cuentas, descomposición de saldos, inventarios, arqueos, circularizaciones de clientes y proveedores, y otras técnicas de control que contribuyan a mantener la ejecución de la función alineada con las normas mencionadas, a los fines de minimizar diferencias físicas.
6. ¿Hasta cuándo es necesario convivir en cada función con la actividad propia, el involucramiento con la información, y la participación en el control interno y resguardo patrimonial?
El desarrollo de cada función debe ser realizado contemplando los tres aspectos mencionados precedentemente. No es posible producir discontinuidad de ninguno de dichos tres pilares, por cuanto se produciría, inexorablemente, una ineficiencia y deterioro de la calidad gestional, y riesgos sobre los bienes que cada una de dichas funciones tiene asignados.En los distintos centros descentralizados , los sectores operativos que tienen bienes asignados de los cuales son responsables, cuentan con los sectores administrativos locales a los fines de contribuir con la emisión de normas, manuales y procedimientos, y la realización de tareas de control recurrente, para complementar las acciones que aseguren la integridad de dichos bienes que los sectores operativos tienen bajo su responsabilidad. Las sectores administrativos de la Dirección de Administración y Finanzas, participarán también, concurrentemente con los sectores administrativos de cada centro descentralizado, en la facilitación de las normas, manuales y procedimientos, y en la práctica de pruebas a los fines de medir la eficacia del control interno y resguardo patrimonial que se está llevando a cabo en cada uno de dichos espacios geográficos fuera del ámbito de la Sede Central.
Miguel A. Di Ranni
Miguel A. Di Ranni