La registración y la contabilidad en el Anteproyecto de Unificación de los Códigos Civil y Comercial

En los Fundamentos del Anteproyecto, referido a aspectos generales sobre la implicancia de esta unificación, vinculados con el tema Contabilidad y Registros se menciona que el Código en gestación  trata de lo que allí se denomina “para la seguridad jurídica  en las transacciones comerciales.  Se explicita que además de procurarse  la unificación del derecho civil y comercial, también está como objetivo “promover la seguridad jurídica en las transacciones mercantiles”, mencionando como prueba de ello, la regulación de los contratos de distribución, bancarios, financieros, fideicomisos,  normas aplicables sobre el régimen contable de los comerciantes, además de otros temas adicionales.

La sección séptima está dedicada a la contabilidad y estados contables.  Los contenidos que en dicha sección se tratan son los siguientes:

La obligación del llevado de contabilidad se generaliza a todas las personas de existencia física o jurídica en la medida que desempeñen una actividad económica o que sean titulares de empresas.

La propuesta  permite ciertas excepciones en caso  que el cumplimiento de esta obligación del llevado de contabilidad pudiera tornarse gravoso, dando  como ejemplo a los agricultores y profesionales que no estuvieran organizados en forma de empresa. También se le otorga a las jurisdicciones locales el derecho de otorgar la excepción a aquellas actividades en las que no se justifique el llevado de libros en razón del volumen de giro de las mismas.

Sin embargo todas las personas, si así lo decidieren, tienen la posibilidad de llevar la contabilidad legal de manera igualitaria respecto de los sujetos que sí estuvieran obligados.

Art. 320. Obligados. Excepciones. Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial o de servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad, solicitando su inscripción y la habilitación de sus registros o la rubricación de los libros, como se establece en esta mismo Sección.

Sin perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan excluidas de las obligaciones previstas en esta Sección las personas humanas que desarrollan profesionales liberales o actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa. Se consideran conexas las actividades dirigidas a la transformación o a la enajenación de productos agropecuarios  cuando están comprendidas en el ejercicio normal de tales actividades. También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por su volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada jurisdicción local.

 En cuanto a la forma de llevar la contabilidad, se hace referencia a lo que allí denominan como verosimilitud de las registraciones que deben  reflejar los hechos económicos, los instrumentos y los  documentos que las evidencien, incursionando en los aspectos técnico contables, al mencionar que dicha registración tiene que ser hecha sobre bases y criterios uniformes, es decir, la condición para los contadores conocidas como “consecuencia o uniformidad” a los fines de evitar las distorsiones que pudieran originarse en las variaciones o alteraciones a dicha uniformidad o consecuencia.  Adicionalmente menciona  que dichas registraciones no deben omitir ningún hecho que pudiera tener efecto sobre el patrimonio y el resultado de sus operaciones,  de quien esté obligado al llevado de la contabilidad.

Art. 321.- Modo de llevar la contabilidad. La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico  de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización  de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta.

Se determinan que los libros que indispensablemente deben llevarse son el registro cronológico (Libro Diario) y el de Inventario y Balances, a los fines del detalle  de los activos, pasivos y patrimonio neto, al comienzo de las actividades, y al finalizar cada ejercicio económico, como asimismo, para reflejar la transcripción de los estados contables anuales.  También se menciona que sería obligatorio, todo otro registro o libro que resulte indispensable de acuerdo con las características de la actividad del sujeto obligado a llevar la contabilidad o de su dimensión, o los que especialmente  determinen el Código u otras leyes.

Artículo 322. Registros indispensables. Son registros indispensables, los siguientes:

a)      Diario;

b)      Inventario y balances;

c)       Aquellos que correspondan a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;

d)      Los que en forma especial impone este Código u otras leyes.

Se requiere autorización previa, para el llevado de libros, registros y del archivo de la documentación de respaldo por medios alternativos hoy ya existentes (electrónicos, magnéticos, ópticos, etc.), o los que pudieran crearse en el futuro. Sin embargo se exceptúa de esta flexibilidad al libro Inventario y Balances, por ser el lugar donde deben asentarse las características de los medios alternativos solicitados, como asimismo las autorizaciones que se otorguen.  Los medios alternativos solicitados  deben garantizar la inalterabilidad, inviolabilidad, verosimilitud y completitud de los registros.

La identificación de los libros que la ley declara que indispensablemente deben llevarse y la emisión de autorizaciones  para que puedan los registros ser llevados por medios alternativos se dejan a cargo de los Registros Públicos de cada jurisdicción.

Artículo 323. Libros. El interesado debe llevar su contabilidad mediante la utilización de libros y debe presentarlos, debidamente encuadernados, para su individualización en el Registro Público correspondiente.

Tal individualización consiste en anotar, en el primer folio, nota fechada y firmada de su destino, del número de ejemplar, del nombre de su titular y del número de folios que contiene.

El Registro debe llevar una nómina alfabética, de consulta pública, de las personas que solicitan rubricación de libros o autorización para llevar los registros contables de otra forma, de la que surgen los libros que les fueron rubricados y, en su caso, de las autorizaciones que se les confieren.

Artículo 324. Prohibiciones. Se prohíbe:

a)      Alterar el orden en que los asientos deben ser hechos;

b)      Dejar blancos que puedan utilizarse para intercalaciones o adiciones entre los asientos;

c)       Interlinear, raspar, enmendar o tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse mediante un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error.

d)      Mutilar parte alguna del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura;

e)      Cualquier otra circunstancia que afecte la inalterabilidad de las registraciones.

Sobre la forma del llevado de los libros, se continúa con las normas de seguridad en lo que respecta a la fe de sus registraciones.  El idioma y la moneda nacional es de cumplimiento insoslayable para los  libros y registros .

Un tema relevante es que se fija  fehacientemente el lugar en que han de mantenerse los libros y registros contables. Dicho lugar ha de servir también para atender las diligencias probatorias sobre los libros y registros del obligado.

También se han previsto normas que disponen que los registros  deben permitir determinar el patrimonio, su evolución y los resultados al cierre de cada ejercicio económico, regulándose  el contenido mínimo de los estados contables anuales.

Artículo 325. Forma de llevar los registros. Los libros y registros contables deben ser llevados en forma cronológica, actualizada, sin alteración alguna que no haya sido debidamente salvada. También deben llevarse en idioma y moneda nacional.

Deben permitir determinar al cierre de cada ejercicio económico anual la situación patrimonial, su evolución y sus resultados.

Los libros y registros del artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular.

Artículo 326. Estados Contables. Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que comprenden como mínimo un estado contable de situación patrimonial y un estado de resultados que deben asentarse en el registro de inventarios y balances.

Artículo 327. Diario. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y  325.

El registro o Libro Caja y todo otro auxiliar que forma parte del sistema de registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas para el mismo.

En lo que hace a la conservación de los libros y registros se norma el plazo de diez años, el que se computará desde el último asiento para el caso de los libros; desde la última anotación practicada en el caso de los registros y desde la fecha de emisión para los casos de los instrumentos o documentos respaldatorios.

Artículo 328. Conservación. Excepto que leyes especiales establezcan plazos superiores, deben conservarse por diez (10) años:

a)      Los libros, contándose el plazo desde el último asiento;

b)      Los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada sobre los mismos;

c)       Los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.

Los herederos deben conservar los libros del causante y, en su caso, exhibirlos en la forma prevista en el artículo 331, hasta que se cumplan los plazos indicados anteriormente.

Artículo 329. Actos sujetos a autorización. El titular puede, previa autorización del Registro Público de su domicilio:

a)      Sustituir uno o  más libros, excepto el de Inventarios y Balances, o alguna de sus formalidades, por la utilización  de ordenadores u otros medios mecánicos, magnéticos o electrónicos que permitan la individualización de las operaciones  y de las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación;

b)      Conservar la documentación en microfilm, discos ópticos u otros medios aptos para ese fin.

La petición que se formule al Registro Público debe contener una adecuada descripción del sistema,

con dictamen técnico de Contador Público e indicación de los antecedentes de su utilización. Una vez aprobado, el pedido de autorización y la respectiva resolución del organismo de contralor, deben transcribirse en el Libro de Inventarios y Balances.

La autorización sólo se debe otorgar si los medios alternativos son equivalentes, en cuanto a inviolabilidad, verosimilitud y completitud, a los sistemas cuyo reemplazo se solicita.

Vinculado con el valor probatorio de la contabilidad se establecen reglas concretas  se explicitan claramente todas las posibilidades: entre los obligados a llevar contabilidad; quienes llevan la contabilidad no obstante  no tener obligación de hacerlo;  y entre estos dos últimos, en relación a los no obligados.

Artículo 330. Eficacia probatoria. La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescriptos, debe ser admitida en juicio como medio de prueba.

Sus registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores, aunque no estuvieran en forma, sin admitírseles prueba en contrario. El adversario no puede aceptar asientos que le son favorables y desechar los que le perjudican, sino que habiendo adoptado este medio de prueba, debe estarse a las resultas combinadas que presenten todos los registros relativos al punto cuestionado.

La contabilidad, obligada o voluntaria, prueba a favor de quien la lleva, cuando en litigio contra otro sujeto que tiene contabilidad, obligada o voluntaria, éste no presenta registros contrarios incorporados en una contabilidad regular. Sin embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar esa prueba, y de exigir, si lo considera necesario, otra supletoria.

Cuando resulta prueba contradictoria de los registros de las partes que litigan, y unos y otros se hallan con todas las formalidades necesarias  y sin vicio alguno, el juez debe prescindir de este medio de prueba y proceder por los méritos de las demás probanzas que se presentan.

Si se trata de litigio contra quien no está obligado a llevar contabilidad, ni la lleva voluntariamente, ésta sólo sirve como principio de prueba de acuerdo con las circunstancias del caso.

La prueba que resulte de la contabilidad es indivisible.

Se dispone el criterio general de confidencialidad, no aceptándose la pesquisa genérica al pretenderse determinar si las personas  llevan o no contabilidad legal. Se limita el examen probatorio a las cuestiones que estén controvertidas, sin perjuicio del examen genérico del sistema contable a fin de establecer  si éste es llevado de acuerdo a las disposiciones legales.

Artículo 331. Investigaciones. Ninguna autoridad, bajo pretexto alguno, puede hacer pesquisas de oficio para inquirir si las personas llevan o no registros arreglados a derecho.

La prueba sobre la contabilidad debe realizarse en el lugar previsto en el artículo 325, aun cuando esté fuera de la competencia territorial del juez que la ordena.

Excepto los supuestos previstos en leyes especiales, la exhibición general de registros o libros contables sólo puede decretarse a instancia de parte en los juicios de sucesión, todo tipo de comunión, contrato asociativo o sociedad, administración por cuenta ajena y en caso de liquidación, concurso o quiebra. Fuera de estos casos únicamente puede requerirse la exhibición de registros o libros en cuanto tenga relación con la cuestión controvertida de que se trata, así como para establecer si el sistema contable del obligado cumple con las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.

Miguel Angel Di Ranni

25.05.2012