Hoy se habla mucho del costo de las funciones,
es decir, el costo de todas las actividades que se llevan a cabo para atender
todas las responsabilidades que identifican cada función dentro de una
organización.
En
general, la referencia al costo de las funciones más que al costo de
determinados elementos no consumidos que se elaboran mediante el concurso de
una función de un ente, es a los fines de hacer un análisis de la eficiencia
global de la función, y no cometer un error al haberse hecho una evaluación
parcial de la misma.
Tomemos la función abastecimiento e
identifiquemos los dos sectores o áreas que la componen: compras y almacenes.
En el sector de compras, las funciones llevadas
a cabo por las personas que prestan servicio en el mismo, llevando adelante los
procesos de compras, originan costos
representados principalmente por sueldos y cargas sociales que deben afrontar quienes
lo contratan a dichas personas, es decir, el ente. Dichos costos se consideran consumidos en los
períodos que se van incurriendo y por lo tanto no existen en general costos
vinculados con ingresos futuros, como para exponerlos en el capital activo de
la organización.
En cambio, en el sector de almacenes, dentro de
la función de Abastecimiento, existen costos consumidos, como los sueldos del
sector y sus cargas sociales, pero también costos no consumidos, representados
por el almacén general resultante de las adquisiciones concretadas y entregadas
al Almacén bajo la responsabilidad de ésta.
Para hacer eficiente los costos no consumidos,
seguramente habrá que aumentar el volumen monetario de los consumidos. Pero en
dicho sector, globalmente, se ha de buscar la eficiencia de los costos como un
todo.
Ahondemos un poco más el análisis. ¿Por qué van
a existir costos no consumidos como el almacén general que se acumula fruto de
las compras de un ente? Justamente dichos costos no consumidos o activos por
almacén general, que es adquirido por el sector compras, es a los fines de
tener un stock con el cual poder proveer lo que la fábrica necesita consumir,
mientras dicho proceso de compra incurra en un lapso durante el cual se
gestiona la misma. La duración del lapso de abastecimiento, va entre el momento
que alguien dentro de una organización inicia el proceso de la compra,
emitiendo una solicitud de material, y dicha solicitud pasa a compras, y en
dicho sector, se clasifican todas las
solicitudes de compra, se dividen por naturaleza de compras a efectuar, y se
seleccionan a los 3 ó 5 proveedores a quienes se consultarán los precios que
requieren para asignarles las compras, y se selecciona el o los mejores precios
de los proveedores consultados, y se emiten notas de pedido, a cada uno de los proveedores.
El proceso de la compra finaliza con la recepción física del bien solicitado.
Si todo ese proceso de compra, a título de
ejemplo, demanda unos 120 días, lo que
implica ese lapso es que se tendrá que tener como mínimo un stock que permita
seguir entregando materiales en existencia dentro del Almacén general, a los
distintos operarios del sector fabril que acuden al Almacén a los efectos le
suministren los materiales que necesita para atender el proceso de la
producción.
Supongamos que el stock necesario para atender
los 120 días de consumo es equivalente a un costo de 1 millón de pesos, un
análisis gestional lógico sería: si aumento la cantidad de personas que diligencian el proceso de compras
pasando de 8 personas a 10 personas, en cuánto reduciría los 120 días contando
con 2 personas más para facilitar el trámite total de la compra. Quien sabe incorporando 2 personas más hace
que en lugar de asignar las compras a
los proveedores seleccionados dos veces al mes, podemos hacerlo 4 veces al mes,
y ello puede originar que se acelera el momento de recepción de la adquisición
pasando de 120 días a 90 días como duración total del proceso de la compra.
Esto significa, entonces, que en lugar de tener un stock para atender el consumo
de 120 días, tendremos que tener un menor stock
porque tendremos que atender el consumo de 90 días.
Ahora bien para analizar la mejora de la
eficiencia global de toda la función de Abastecimientos, en este aspecto que
estamos analizando, tendríamos que ver los costos de funcionamiento del sector
compras más los costos de funcionamiento
del sector almacenes, más el costo del stock
de almacén necesario para asegurar el aprovisionamiento a fábrica de
dicho material mientras dure el proceso de compra del mismo. En definitiva,
para atender la evaluación de la
eficiencia global se necesita comparar el mayor costo que significa para el
ente las remuneraciones de 2 personas menos
el ahorro por el menor costo financiero para el ente al no tener que financiar
1 millón de pesos de inventarios, sino 750.000 pesos de inventarios.
En resumen:
el análisis de eficiencia de las funciones implican poner en revisión
permanente los costos consumidos que se producen por la ejecución de todas las
actividades que componen cada una de las funciones, pero también, analizar los
costos no consumidos que se generen de resultas de las actividades de las
distintas funciones, como ser stock de materia prima, stock de productos en
proceso, stock de productos terminados, stock de almacén general, la dimensión
de los bienes de uso de una compañía, la caja operativa con que va a funcionar
el ente a lo largo de su actividad, el saldo de las cuentas a cobrar que se
mantienen permanentemente en el activo del ente.
Para un ente la dimensión del activo, tiene que
llevarse a un óptimo de eficiencia. El costo de un activo ineficiente en su
dimensión estará dado por el costo de financiamiento de terceros que significa mantenerlo en el activo, o el
requerimiento de retribuir al capital propio si fuera esa la forma como se
financió el activo sobredimensionado.
Al dimensionarse el capital activo, con
eficiencia, se mejora la rentabilidad del ente, al reducirse el cargo por el costo del financiamiento, y se
mejora el perfil de riesgo de la compañía, dado que existe un menor activo sobre
el que los riesgos que existen sobre las organizaciones pudieran impactar.
Miguel Angel Di Ranni
01.05.2014